Wie unsere Agentur die Bearbeitung von Mietdossiers im Wallis dank eines auf den Schweizer Markt zugeschnittenen Tools transformiert hat.
Ausgangslage
Jahrelang funktionierte die Verwaltung der Mietbewerbungen auf traditionelle Weise. Doch mit dem Wachstum unseres Portfolios im Wallis wurden die Grenzen offensichtlich.
Jede Neuvermietung einer Wohnung oder eines Hauses im Wallis generiert durchschnittlich 30 bis 50 Bewerbungen. Diese Dossiers kommen von überall: Homegate, ImmoScout24, Newhome, manchmal Anibis, oft per E-Mail und immer häufiger per WhatsApp. Jedes Portal hat sein eigenes Format, seine eigenen Felder, seine eigene Logik.
Das Ergebnis: Stunden, die damit verbracht werden, Informationen manuell zusammenzustellen, unvollständige Dossiers einzeln nachzufassen, Belege, die über drei Postfächer und ein Telefon verstreut sind. Ganz zu schweigen vom Risiko, einen ausgezeichneten Kandidaten zu übersehen, weil sein Dossier im Strom untergegangen ist.
Für eine Familienagentur, die auf die Qualität ihrer Betreuung setzt, war diese Situation nicht mehr akzeptabel. Wir brauchten ein zentralisiertes, strukturiertes Tool, das auf die Besonderheiten des Westschweizer Immobilienmarktes zugeschnitten ist.
Gewählte Lösung
Nach verschiedenen Ansätzen — geteilte Excel-Tabellen, Cloud-Ordner, generische CRM-Tools — haben wir uns für Lokdos entschieden, eine Schweizer Plattform, die ausschliesslich für die Verwaltung von Mietbewerbungen entwickelt wurde.
Jedes Mietobjekt erhält eine eigene E-Mail und einen einzigartigen Bewerbungslink. Alles wird automatisch dem richtigen Objekt zugeordnet.
Bewerber füllen ein strukturiertes Formular in vier Schritten aus: Identität, berufliche Situation, Belege, Bestätigung. Schluss mit halb leeren Dossiers.
Alle Bewerbungen erscheinen in einem einzigen Dashboard mit Vollständigkeitsbewertung. Auf einen Blick sieht man den Status jedes Dossiers.
Bis zu drei Kandidaten können gleichzeitig verglichen werden: Einkommen, Referenzen, gewünschtes Einzugsdatum, Vollständigkeit des Dossiers.
Fehlt ein Dokument — Betreibungsauszug, Versicherungsnachweis, Lohnabrechnungen — erinnert die Plattform den Bewerber automatisch. Keine manuelle E-Mail nötig.
Jede Bewerbung hat einen klaren Status: neu, in Prüfung, ausgewählt, abgelehnt. Das Team weiss jederzeit, wo jedes Dossier steht.
Messbare Wirkung
Wir sind von mehreren Stunden Sortierarbeit pro Inserat auf wenige Minuten umgestiegen. Die Dossiers kommen vollständig, strukturiert und sofort vergleichbar an. Für eine Familienagentur wie unsere ist das Zeit, die wir in das investieren, was wirklich zählt — die persönliche Betreuung unserer Kunden statt Papierkram.
Im Alltag
Die Einrichtung war sofort erledigt. Kein Training, keine aufwendige Integration. In wenigen Minuten ist jedes neue Mietobjekt betriebsbereit.
Überzeugung
Der Schweizer Mietmarkt hat seine eigenen Regeln. Der Betreibungsregisterauszug, die Haftpflichtversicherungsbestätigung, die Referenzen des aktuellen Vermieters, die Struktur der Lohnabrechnungen — all das ist schweizspezifisch. Immobilienverwaltungstools, die für den deutschen oder französischen Markt konzipiert sind, gehen an diesen Besonderheiten vorbei.
Was uns bei Lokdos überzeugt hat, ist genau diese Passgenauigkeit. Das Bewerberformular fragt die richtigen Dokumente im richtigen Format mit den richtigen Begriffen ab. Die Bewerber verstehen, was erwartet wird. Die Eigentümer erhalten Dossiers, die sie ohne Interpretation lesen und vergleichen können.
Die Plattform versucht nicht, alles zu machen. Kein Buchhaltungsmodul, keine Instandhaltungsverwaltung, kein überladenes CRM. Es ist ein Tool, das eine einzige Sache macht — Mietbewerbungen zentralisieren und strukturieren — und das bemerkenswert gut.
Für eine Agentur wie Sarimmo, die seit über zwanzig Jahren im Wallis verwurzelt ist, beruht die Servicequalität ebenso auf der Strenge der Prozesse wie auf der Kenntnis der Region. Ein Tool zu haben, das diese Strenge unterstützt statt sie zu bremsen, ist genau das, was wir brauchten.
Genutztes Tool
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